Czy rolnik ryczałtowy i VAT-owiec muszą korzystać z KSeF?

Rolnik ryczałtowy nie wystawia w KSeF faktur za produkty rolne, bo art. 117 ustawy o VAT zwalnia go z fakturowania. Fakturę VAT RR wystawia nabywca, a do KSeF trafia ona tylko wtedy, gdy rolnik sam wskaże go w systemie (stan na 12 listopada 2026 r.). Podstawą jest ustawa o podatku od towarów i usług (tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1263).

Inaczej wygląda sytuacja rolnika VAT-owca. Faktury dla innych podatników wystawia on w KSeF co do zasady od 1 kwietnia 2026 r., a do końca 2026 r. może zostać poza systemem, jeśli takie faktury nie przekraczają w miesiącu 10 000 zł z podatkiem.

Dalej porównujemy trzy sytuacje rolnika, wyjaśniamy fakturę za paliwo przy braku NIP i logowanie do systemu, a na końcu omawiamy kary i uchwalone przez Sejm ich odroczenie.

Czy rolnik ryczałtowy musi wystawiać faktury w KSeF?

Rolnik ryczałtowy sprzedający produkty rolne nie wystawia faktur w KSeF, bo art. 117 pkt 1 ustawy o VAT zwalnia go z obowiązku wystawiania faktur. KSeF może dotyczyć go jako dostawcy na fakturze VAT RR, jako nabywcy oraz jako sprzedawcy poza tym zwolnieniem (stan na 12 listopada 2026 r.).

Zwolnienie obejmuje działalność rolniczą i dostawę produktów rolnych, a art. 118 stosuje je odpowiednio do usług rolniczych. Tacy rolnicy nie prowadzą też ewidencji, nie składają deklaracji ani zgłoszenia rejestracyjnego. Kim jest rolnik ryczałtowy i jak działa jego zwrot zryczałtowany, wyjaśniamy osobno. Samo wejście KSeF tego statusu nie zmienia.

Przepisy nie znają ogólnego wyłączenia rolnictwa z KSeF. Art. 106ga ustawy nakazuje podatnikom wystawiać faktury ustrukturyzowane, czyli e-faktury powstające w systemie, a wyjątki z tego artykułu i z rozporządzenia Dz.U. 2025 poz. 1740 nie wymieniają rolnictwa jako takiego. Obowiązek zależy więc od statusu w VAT, rodzaju sprzedaży i posiadania NIP. Swój przypadek znajdziesz w jednym z trzech wierszy tabeli.

Kiedy rolnik ryczałtowy może stać się wystawcą w KSeF?

Rolnik ryczałtowy zostaje wystawcą, gdy sprzedaje innemu podatnikowi coś poza zwolnieniem z art. 117 i art. 118, a sprzedaży nie obejmuje żadne wyłączenie. Ministerstwo Finansów opisuje tę regułę na przykładzie osoby wynajmującej lokal firmie. Do końca 2026 r. działa tu limit 10 000 zł miesięcznie.

Kto ma taki obowiązek, a nie ma NIP, składa według Ministerstwa Finansów w urzędzie skarbowym formularze VAT-R i NIP-7, bo KSeF nie przyjmie faktury bez NIP sprzedawcy.

Jak działa faktura VAT RR w KSeF?

Fakturę VAT RR w KSeF wystawia nabywca, czyli podatnik VAT czynny, a taka możliwość istnieje od 1 kwietnia 2026 r. Decyduje rolnik. Bez jego wskazania w systemie faktura powstaje poza KSeF (art. 116 ustawy o VAT, stan na 12 listopada 2026 r.).

Ministerstwo Finansów potwierdza tę dobrowolność na swoim portalu. W piśmie do Krajowej Rady Izb Rolniczych z 14 kwietnia 2026 r. resort napisał też, że faktura VAT RR w KSeF nie jest obowiązkowa i że nie planuje tu zmian. Jeśli rolnik chce z niej skorzystać, kolejność wygląda tak:

1. Rolnik loguje się do KSeF, np. w bezpłatnej Aplikacji Podatnika KSeF, sam albo przez osobę uprawnioną.
2. Rolnik wskazuje nabywcę jako uprawnionego i w tej samej chwili składa oświadczenie (art. 116 ust. 3h).
3. Nabywca wystawia fakturę VAT RR w KSeF, co do zasady w ciągu 7 dni od nabycia. Przy dostawach ciągłych trwających ponad miesiąc ma czas do 7. dnia następnego miesiąca. Te same terminy dotyczą papierowej faktury VAT RR (art. 116 ust. 5b i 5c).
4. Rolnik sprawdza fakturę w systemie, bo KSeF nie wysyła powiadomień.

Co zmienia wskazanie nabywcy w systemie?

Wskazanie jest dobrowolne, ale wiąże nabywcę do odwołania. Od tej chwili musi on wystawiać fakturę VAT RR w KSeF, a wyjątkiem są awaria i niedostępność systemu (art. 116 ust. 3i i 3j). Nabywca może też wystawić fakturę offline i przesłać ją później. Rolnik otrzymuje ją wtedy z datą nadania numeru KSeF (ust. 3c i 3f).

Faktura VAT RR w KSeF nie ma podpisów ani oświadczenia z ust. 3 i 4 (ust. 5a). W dokumencie zapłaty nabywca podaje numer i datę faktury albo numer KSeF (ust. 6 pkt 3). Zmienia się też przechowywanie. Rolnik trzyma papierowe oryginały przez 5 lat, a faktury VAT RR wystawione w KSeF są przechowywane w systemie przez 10 lat (ust. 10 i 11).

Co z fakturą VAT RR, gdy rolnik nie ma NIP?

Rolnik bez NIP zostaje przy papierowej fakturze VAT RR, która dopuszcza NIP albo PESEL. Faktura VAT RR w KSeF wymaga NIP obu stron (art. 116 ust. 2 pkt 2). NIP rolnika jest też warunkiem wskazania nabywcy (§ 4 ust. 5 rozporządzenia Dz.U. 2025 poz. 1815 oraz broszura Ministerstwa Finansów o strukturze FA_RR). Jeśli rozważasz wskazanie nabywcy, a nie masz NIP, zapytaj w urzędzie skarbowym albo na infolinii Krajowej Administracji Skarbowej.

Jak rolnik ryczałtowy dostaje faktury za paliwo i inne zakupy?

Faktury za paliwo i inne zakupy wystawione w KSeF dostaje w systemie rolnik ryczałtowy posługujący się NIP. Rolnik bez NIP otrzymuje je w sposób uzgodniony ze sprzedawcą, na papierze albo jako PDF z kodem QR (art. 106gb ust. 4 pkt 5 ustawy o VAT, stan na 12 listopada 2026 r.).

Ten punkt przepisu wskazuje Ministerstwo Finansów (Podręcznik KSeF 2.0, cz. III). Resort traktuje rolnika ryczałtowego jako podatnika, a nie konsumenta. Faktura na ryczałtowca bez NIP powstaje więc w KSeF i jest wydawana z kodem QR w sposób uzgodniony (art. 106gb ust. 4 pkt 5 i ust. 5). Do końca 2026 r. sprzedawca może wydać fakturę z kasy poza KSeF, wtedy bez kodu QR (art. 145n).

Sprzedaż na rzecz ryczałtowca jest z założenia ewidencjonowana na kasie (art. 111 ust. 1). Według Ministerstwa Finansów (Podręcznik KSeF 2.0, cz. III) przy PESEL faktura może powstać na podstawie paragonu bez NIP nabywcy albo na żądanie zgłoszone w ciągu 3 miesięcy od końca miesiąca dostawy. Nie ma na niej wtedy numeru identyfikującego nabywcę.

Jak rolnik bez NIP odbiera fakturę z kodem QR?

Rolnik bez NIP umawia się ze sprzedawcą na wydruk albo plik PDF przesłany e-mailem. Dokument ma numer KSeF i kod QR wygenerowany przez system. Kod pozwala zajrzeć do faktury bez uwierzytelniania, po podaniu danych, które ją identyfikują (art. 106gb ust. 3 i 5). Faktura z trybu offline przekazana poza systemem ma dwa kody QR.

Czy potwierdzenie transakcji wystarczy do zwrotu akcyzy?

Ustawa o zwrocie akcyzy wymaga do wniosku faktur VAT albo ich kopii z 6 miesięcy (art. 6 ust. 3 pkt 1, Dz.U. 2026 poz. 546) i nie ma w niej przepisu o KSeF. Potwierdzenie transakcji to dokument, który sprzedawca może przekazać przed nadaniem fakturze numeru KSeF. Ministerstwo Finansów opisuje je przy nabywcy krajowym z NIP.

Gminy Wilamowice i Łęczyce informują, że potwierdzenie transakcji nie jest fakturą VAT, i wzywają do uzupełnienia wniosku (Wilamowice w 7 dni). To dwa przykłady lokalnej praktyki, więc o zasady swojego urzędu zapytaj w gminie. Dla bezpieczeństwa poproś sprzedawcę o fakturę z kodem QR jeszcze przed złożeniem wniosku. Do wniosku możesz przygotować:

• fakturę VAT albo jej kopię, na papierze lub jako PDF z kodem QR albo linkiem do weryfikacji, bo taką drogę dla ryczałtowca bez NIP opisuje pismo Ministerstwa Rolnictwa i Rozwoju Wsi z 15 maja 2026 r.,
• wizualizację faktury pobraną przez kod QR z potwierdzenia, co według tych gmin wymaga podania numeru faktury, NIP lub PESEL i kwoty należności,
• w tych dwóch gminach także paragon z NIP nabywcy do 450 zł albo fakturę z kasy, które do końca 2026 r. mogą być poza KSeF (art. 145n ustawy o VAT).

Terminy naborów i stawki opisuje artykuł o tym, jak działa zwrot akcyzy za paliwo rolnicze.

Od kiedy KSeF obowiązuje rolnika VAT-owca?

KSeF obowiązuje rolnika VAT-owca przy fakturach dla innych podatników od 1 kwietnia 2026 r., a przy sprzedaży powyżej 200 mln zł w 2024 r. od 1 lutego 2026 r. Do końca 2026 r. działa miesięczny limit 10 000 zł poza KSeF (art. 145l i 145m ustawy o VAT).

Harmonogram był kilka razy zmieniany. Pierwotny termin 1 lipca 2024 r. pochodził z ustawy Dz.U. 2023 poz. 1598, ustawa Dz.U. 2024 poz. 852 przesunęła go na 1 lutego 2026 r., a etapy wprowadziła ustawa Dz.U. 2025 poz. 1203. Obecny układ przedstawia tabela (stan na 12 listopada 2026 r.).

Portal Ministerstwa Finansów pisze o obowiązku „dla wszystkich” od 2027 r., ale to skrót, bo ustawa zachowuje wyłączenia. Limit liczy się według daty wystawienia faktury. Prawo do faktur poza KSeF rolnik traci od faktury, która przekracza limit, a niższa sprzedaż w kolejnym miesiącu go nie przywraca. Do limitu nie wlicza się:

• faktur dla konsumentów,
• faktur z kas rejestrujących,
• paragonów z NIP do 450 zł,
• przypadków wyłączonych na podstawie art. 106s.

Które faktury można do końca 2026 r. wystawiać poza KSeF?

Do końca 2026 r. poza KSeF mogą zostać faktury mieszczące się w limicie oraz, na podstawie art. 145n, faktury z kas rejestrujących i paragony z NIP do 450 zł lub 100 euro. Odrębną grupą są faktury dla osób fizycznych nieprowadzących działalności, np. przy sprzedaży konsumentom w ramach rolniczego handlu detalicznego. Pozostają poza obowiązkiem także po 2026 r., choć można je wystawiać w KSeF dobrowolnie (art. 106ga ust. 2 pkt 4 i ust. 4). Trybu offline24 nie należy z tym mylić. Fakturę wystawioną w tym trybie trzeba dosłać do systemu najpóźniej następnego dnia roboczego (art. 106nda).

Jak zalogować się do KSeF w gospodarstwie?

Do KSeF logujesz się przez węzeł krajowy, np. mObywatel albo profil zaufany, podpisem kwalifikowanym, pieczęcią kwalifikowaną lub certyfikatem KSeF. Według obowiązującego rozporządzenia token działa do 31 grudnia 2026 r., a sam PESEL nie wystarczy (rozporządzenie Dz.U. 2025 poz. 1815, stan na 12 listopada 2026 r.).

Logowanie węzłem krajowym działa od 14 lutego 2026 r. (rozporządzenie Dz.U. 2026 poz. 169). Do wyboru masz następujące metody:

• węzeł krajowy, który obejmuje m.in. mObywatel, profil zaufany, e-dowód i bankowość elektroniczną,
• kwalifikowany podpis elektroniczny,
• kwalifikowaną pieczęć elektroniczną,
• certyfikat KSeF, ważny do 2 lat,
• token, według obowiązującego rozporządzenia tylko do 31 grudnia 2026 r.; Ministerstwo Finansów zaproponowało utrzymanie tokenów po tej dacie, ale taka zmiana nie została ogłoszona.

Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatnie Aplikację Podatnika KSeF, Aplikację Mobilną KSeF oraz e-mikrofirmę w e-Urzędzie Skarbowym.

Co zrobić bez komputera i internetu?

Rolnik bez internetu może nadać uprawnienie innej osobie, np. biuru rachunkowemu, także całemu biuru. Taka współpraca zwykle wiąże się z szerszym tematem, jakim jest księgowość w gospodarstwie. Pomocy udzielają też infolinia Krajowej Administracji Skarbowej i stanowiska w urzędach, o których pisze Ministerstwo Finansów w piśmie do izb rolniczych.

Co grozi za błędy w KSeF i co zmieni się 1 stycznia 2027 r.?

Według obowiązującej ustawy kary za błędy w KSeF zaczną działać 1 stycznia 2027 r. i wyniosą do 100% podatku z faktury albo do 18,7% należności. Sejm 6 listopada 2026 r. uchwalił ich przesunięcie na 1 stycznia 2028 r., ale ta ustawa nie jest jeszcze ogłoszona (stan na 12 listopada 2026 r.).

Art. 106ni jest już w tekście ustawy o VAT, ale jego przepisy o karach jeszcze nie działają. Kary obejmą m.in. wystawienie faktury poza KSeF wbrew obowiązkowi i niedosłanie do systemu faktury z trybu offline. Karę nakłada naczelnik urzędu skarbowego w decyzji, a podatnik płaci ją w terminie 14 dni. Stawka do 18,7% należności ogółem dotyczy faktury bez wykazanego podatku. Za niedopełnienie obowiązku wystawienia faktury w KSeF nie wszczyna się postępowania o przestępstwo ani wykroczenie skarbowe (art. 106ni ust. 4). Ministerstwo Finansów w piśmie z 14 kwietnia 2026 r. informuje, że za 2026 r. kar się nie stosuje.

Odroczenie nie jest jeszcze obowiązującym prawem. Rządowy projekt (druk 3245) wpłynął do Sejmu 20 października 2026 r., a 6 listopada Sejm uchwalił ustawę, która 9 listopada trafiła do Senatu (druk senacki nr 922). Ma ona wejść w życie 31 grudnia 2026 r. i przesuwa przepisy o karach z art. 106ni ust. 1–3 i 5–7 na 1 stycznia 2028 r. Nie zmienia terminu samego obowiązku z art. 145m. Przed 1 stycznia 2027 r. sprawdź, czy ustawa została ogłoszona w Dzienniku Ustaw.

Od 1 stycznia 2027 r. numer KSeF trzeba będzie podawać w przelewie, ale tylko między podatnikami VAT czynnymi (art. 108g). Tego dnia ma też wejść w życie ustawa Dz.U. 2026 poz. 1270, która jest teraz w okresie vacatio legis. Obecny art. 117 pkt 1 stanie się wtedy art. 117 ust. 1 pkt 1. Skutki tej nowelizacji dla statusu ryczałtowca opisujemy w artykule o rolniku ryczałtowym.

Najczęstsze pytania o KSeF w gospodarstwie rolnym